Le dirigeant n’a guère le temps de s’occuper des tâches administratives, surtout celles qui sont répétitives. On le sait, elles sont oh combien chronophages ! Avoir une assistante à plein temps pour une jeune entreprise peut être trop onéreux et ne correspond pas forcément aux besoins de l’entreprise. Le secrétariat externalisé est-il une aubaine
Le secrétariat externalisé permet au dirigeant de se faire assister dans de multiples tâches qu’il va sélectionner selon ses besoins :
- la permanence téléphonique (la prise de rendez-vous, le filtre de tous les appels entrants, les différentes demandes, la prise des messages …)
- la transcription de comptes rendus
- l’établissement et suivi des devis et factures
- la relance des impayés
- la gestion du courrier (tri du courrier, traitement du courrier, classement du courrier, rédaction de courriers )
- la réalisation de bases de données…
Bref la liste est loin d’être exhaustive.
Quelles sont les 5 raisons de faire appel au secrétariat externalisé ?
Raison 1
L’entrepreneur, expert dans certains domaines, qui sont le socle de la croissance de l’entreprise, n’a pas les compétences d’une assistante ou le temps suffisant pour gérer certaines tâches.
Raison 2
L’entrepreneur n’a pas la trésorerie pour embaucher un collaborateur à temps plein.
Raison 3
L’entrepreneur n’a pas le volume de travail suffisant pour embaucher un collaborateur.
Raison 4
L’entrepreneur ne veut pas investir de temps pour recruter un collaborateur. Il veut se consacrer à la croissance de l’entreprise.
Raison 5
L’entrepreneur doit faire face à un surcroît temporaire d’activité ou doit remplacer salarié absent.
A savoir
Le prestataire intervient à la demande de l‘entrepreneur, et notamment dans le cadre des urgences qu’il peut rencontrer et il peut le faire avec son propre matériel informatique qui n’oblige pas l’un jeune entrepreneur à investir et donc réaliser un véritable gain financier.
Les prestataires peuvent être des micro-entrepreneurs qui interviennent à distance ou sur le site de leurs clients mais se doivent de respecter les règles de confidentialité.
Comment sélectionner son secrétariat externalisé ?
Si le secrétariat externalisé représente un intérêt certain pour les entrepreneurs, il faut cependant qu’ils choisissent avec rigueur son prestataire ou faire appel à une entreprise qui propose des personnes compétentes. Il est évident que l’on ne s’improvise pas assistante ou secrétaire. Ces postes demandent d’avoir un savoir-faire comme savoir répondre, filtrer, rédiger, savoir établir des devis, des factures, des avoirs.
